Studiowanie i życie na uczelni często wiąże się z wieloma wyzwaniami natury formalnej. Studiowanie to proces uregulowany w samej ustawie prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, więc wszelkie rozstrzygnięcia, decyzje oraz inne kwestie związane z procesem uczenia się powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w przepisach prawa — zarówno powszechnie obowiązującego jak i regulacji wewnętrznych, a co za tym idzie w rzetelnie prowadzonej dokumentacji Mimo często bogatej oferty wsparcia, którą oferują uczelnie, studenci mogą nie korzystać z rozwiązań dla nich przewidzianych ze względu na blokady biurokratyczne. Istotne, aby zaplanować rozwiązania związane z pomocą w tym zakresie dla interesariuszy wewnętrznych uczelni. Po pierwsze warto wprowadzić jasne, w miarę możliwości uniwersalne zasady związane ze składaniem wniosków i podań. Po drugie duże znaczenie ma kadra administracyjna wspierająca realizację formalne procesu uczenia się studentów. Muszą to być osoby odpowiednio przeszkolone oraz otwarte na pomoc zainteresowanym studentom. Po trzecie należy wprowadzić odpowiedni system obsługi studenta. Począwszy od wzorów wniosków, poprzez zrozumiałe procedury, kończąc na elektronicznym obiegu dokumentacji. W szczególności warto rozważyć całkowite odejście od podań papierowych tam, gdzie to możliwe w przypadku, jeżeli na uczelni funkcjonuje wewnętrzny zamknięty system identyfikacyjny.