Wnioski i podania najczęściej są sformalizowanymi dokumentami, w których należy zawrzeć konkretne informacje. Każdy taki dokument powinniśmy rozpocząć od umieszczenia w prawym górnym rogu daty oraz miejsca jego sporządzenia. Następnie, w lewej część powinniśmy wpisać nasze dane kontaktowe, w tym rok oraz kierunek studiów, którego wniosek dotyczy i numer albumu przypisany indywidualnie każdemu studentowi. Następnie, po prawej stronę należy wpisać adresata wniosku. Warto uwzględnić całą tytulaturę oraz sprawowaną funkcję np. prof. dr hab. Jan Kowalski, dziekan wydziału nauk społecznych uniwersytetu XXI wieku. Jeżeli pismo składane jest w formie wydruku albo skanu, to warto zasadniczą jego część rozpocząć od własnoręcznego zwrotu grzecznościowego. Zarówno, jeżeli chodzi o korespondencje tradycyjną, jak i mailową, wiadomości zaczynamy od Zwrotu Szanowny Panie/Pani wraz z wskazaniem funkcji, jaką dana osoba pełni, a związaną z rozpatrzeniem naszego wniosku. Przykładowo Szanowny Panie Dziekanie. W dalszej części powinniśmy wskazać o co wnioskujemy, podstawę prawną złożenia pisma oraz uzasadnienie, jeżeli jest wymagana albo powinno się naszym zdaniem znaleźć. Na końcu pisma umieszczamy własnoręczny podpis.